Com organitzar un esdeveniment esportiu amb èxit. Guia pas a pas

L'organització d'esdeveniments esportius no és només una oportunitat per fomentar l'activitat física, sinó també una manera eficaç de dinamitzar la vida comunitària, visibilitzar marques o donar suport a causes socials.

Però… saps com organitzar un esdeveniment esportiu sense que se t'escapi res?

Fer-ho requereix de planificació, estructura i molta atenció al detall. Des dels permisos fins al màrqueting, passant pel pressupost i la logística, hi ha molts factors que cal coordinar amb antelació.

Avui en aquesta guia pràctica veurem com donar forma a la gestió i organització d'un esdeveniment esportiu amb èxit, minimitzant errors i maximitzant impacte.

Continguts del post

Tipus d'esdeveniments esportius més comuns
Com organitzar un esdeveniment esportiu pas a pas des de zero
Patrocinadors, màrqueting i difusió per atraure el públic
- Com captar patrocinadors per a esdeveniments esportius

Tipus d'esdeveniments esportius més comuns

Vegem abans de res quins són els principals tipus d'esdeveniments esportius que hi pot haver.

Curses populars i maratons
Tornejos escolars o universitaris
Campionats amateurs i federats
Esdeveniments esportius comunitaris
Exhibicions i trobades recreatives
Competicions per equips (futbol, bàsquet, voleibol)
Jocs multiesportius o interclubs

Cada esdeveniment té requisits diferents, tant en logística com en planificació.

Per exemple, una cursa requereix talls de carrer, senyalització per esdeveniments esportius i gestió d'inscripcions esportives massiva.

D´altra banda, un torneig escolar necessita coordinació amb institucions educatives, seguretat en esdeveniments esportius adaptada a menors i cronograma d´activitats esportives acotat.

A més, alguns poden implicar riscos, per la qual cosa és molt recomanable contractar una assegurança per als organitzadors de les competicions esportives.

Com organitzar un esdeveniment esportiu pas a pas des de zero

Organitzar un esdeveniment esportiu des de zero implica molt més que fixar una data i un lloc, cal tenir una estratègia clara, definir objectius i comptar amb un equip capacitat.

El primer pas és elaborar el pressupost, ja que això marcarà l'abast de tota la resta:

proveïdors
Difusió
Equipament
Assegurances
etc.

I un cop fet això, has de dissenyar un cronograma detallat, sol·licitar permisos legals, cercar patrocinadors i garantir una bona experiència per a participants i assistents.

Vegem els elements més importants que no has de passar per alt si vols que el teu esdeveniment sigui recordat com un veritable èxit.

Què necessites per començar?

Abans de llançar la convocatòria o tancar dates, necessites cobrir certs bàsics.

Aquests són els primers passos:

Definiu el tipus d'esdeveniment esportiu i el vostre públic objectiu
Estableix un calendari temptatiu
Crea un equip organitzador amb funcions clares
Elabora un esbós de cronograma
Comença a elaborar el pressupost inicial
Investiga quins permisos necessitaràs

És essencial tenir aquesta estructura des del primer moment. Amb això evitaràs errors comuns en esdeveniments esportius i podràs prendre decisions informades.

A partir d'aquí, podràs avançar en la planificació i contactar amb proveïdors per a tornejos esportius o possibles patrocinadors.

Com crear un cronograma d'activitats esportives efectiu

El cronograma és el mapa operatiu de tot lʼesdeveniment. Què hi ha d'incloure?

Data i durada general
Horaris de cada activitat: competició, entrega de dorsals, premiacions, etc.
Temps per a descansos i transicions
Responsables de cada bloc
Espais assignats per a cada activitat
Temps de muntatge i desmuntatge

Fes servir eines digitals com Google Sheets o Trello per visualitzar-lo en equip.

Un bon cronograma permet preveure conflictes logístics, coordinar equips tècnics per a tornejos i millorar lexperiència de lassistent.

I no oblidis incorporar temps de marge davant d'imprevistos. Aquest document s'ha d'actualitzar regularment i compartir amb tots els responsables i voluntaris.

Sense un cronograma clar, l'organització de campionats esportius o esdeveniments massius es pot tornar caòtica.

Com coordinar equips i staff de manera eficient

La coordinació de l'equip humà és clau, així que saps com fer-ho bé?

Defineix rols específics per a la logística, atenció al públic, inscripcions, seguretat
Crea grups de comunicació àgil (WhatsApp, Slack)
Realitza reunions periòdiques
Prepara documentació clara de funcions
Ofereix formació bàsica als voluntaris

La gestió professional d'esdeveniments depèn que tothom sàpiga què fer, quan i amb quins recursos.

A més, és important motivar l'staff, fer-los part del propòsit de l'esdeveniment, ja que un equip cohesionat garanteix l'execució fluida i millora la percepció del públic.

En esdeveniments esportius comunitaris, on hi pot haver participació no professional, la coordinació humana és encara més important.

Així que no subestimis aquest punt, un staff ben dirigit val més que el millor proveïdor.

Planificació esportiva pas a pas

Organitzar un torneig o campionat requereix seguir una estructura clara:

Defineix el format: eliminatòries, grups, lliga
Estableix criteris d'inscripció
Calcula el nombre de partits o proves
Dissenya el reglament
Contracta jutges o àrbitres si cal

Aquest tipus de planificació ajuda a evitar errors i assegurar que l'esdeveniment es desenvolupi sense imprevistos.

Si gestiones bé aquesta part, evitaràs conflictes, malentesos i asseguraràs la transparència de la competició.

A més, et permet establir metes clares i preparar millor la difusió de l'esdeveniment i el cronograma operatiu.

Quins permisos necessites per organitzar esdeveniments esportius a la teva localitat?

Alguns dels permisos més habituals que pots necessitar són.

Permís municipal per a ús despai públic
Autorització de protecció civil o emergències
Llicència sanitària (si s'ofereix menjar o beure)
Permís de tall de trànsit (per a carreres en via pública)
Assegurança de responsabilitat civil
Permís docupació temporal del sòl

Depenent del teu municipi, hi pot haver requisits addicionals. Per això és important contactar amb les autoritats locals amb temps.

Demana aquests permisos amb almenys 45 dies d'anticipació. A més, assegura't de complir les exigències quant a accessibilitat, neteja, soroll i protecció de l'entorn.

Comptar amb assegurances per a organitzadors de competicions esportives no només és recomanable, en molts casos és obligatori, ja que no només et protegirà legalment, també transmet professionalisme a patrocinadors i assistents.

Normativa per organitzar esdeveniments esportius que has de tenir present

Respectar la normativa vigent us evitarà sancions o fins i tot la cancel·lació de l'esdeveniment. Considera els aspectes següents.

Legislació nacional i autonòmica sobre esport i espectacles públics
Normatives de seguretat (emergències, primers auxilis, evacuació)
Protecció de dades personals si gestiones inscripcions
Regulacions sobre publicitat i patrocini
Normatives laborals si contractes personal

A més, si hi ha menors, hauràs d'aplicar protocols de protecció infantil.

En esdeveniments amb gran afluència, com als principals esdeveniments esportius d'Espanya, també s'apliquen mesures extra de seguretat en esdeveniments esportius, per això és una bona pràctica treballar amb un assessor legal o, almenys, consultar amb l'àrea jurídica de l'ajuntament.

L'organització d'esdeveniments esportius implica responsabilitat i complir la llei també és part de l'èxit.

Patrocinadors, màrqueting i difusió per atraure el públic

Atreure públic i marques importants és fonamental per a lèxit. Així que per aconseguir-ho necessites una estratègia de promoció esportiva clara i professional.

Primer identifica la teva audiència i adapta el teu missatge als seus interessos.
Després, combina mitjans en línia i offline per assolir màxima visibilitat. Els patrocinadors per a esdeveniments esportius busquen retorn, per això els has d'oferir visibilitat real.
Finalment, Integra el màrqueting esportiu des de l'inici, quan comences a elaborar el pressupost, i prioritza accions mesurables.

No oblidis fer servir xarxes socials, mitjans locals i eines de difusió per veu d'esdeveniments esportius per amplificar la teva convocatòria.

Com captar patrocinadors per a esdeveniments esportius

Vegem alguns passos per captar patrocinadors pel teu esdeveniment esportiu.

Defineix el valor diferencial del teu esdeveniment
Elabora un dossier amb mètriques, impactes i beneficis
Investiga marques afins al teu públic objectiu
Contacta amb elles: trucades, correus, reunions
Negocia acords clars i recíprocs

Els patrocinadors valoren l'exposició que obtenen, però també l'afinitat amb la marca.

Per això, pots incloure a la teva proposta opcions de branding (lones, samarretes, xarxes), presència física a l'esdeveniment i accés a dades post-esdeveniment.

Si els demostres retorn, repetiran. Aquesta és una de les aliances estratègiques esportives més rendibles si la saps construir des de la confiança i la claredat.

Necessiteu més informació? Truqueu-nos o contacteu amb nosaltres

Descobriu totes les assegurances de Galia

Posts relacionats

No s'han trobat publicacions per als paràmetres de consulta proporcionats.

GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA SL exerceix l'activitat mercantil de conformitat amb el que disposen els articles 172 i 173 del Reial decret llei 3/2020, de 4 de febrer, de mesures urgents pel qual s'incorporen a l'ordenament jurídic espanyol diverses directives de la Unió Europea en l'àmbit de la contractació pública a determinats sectors; d'assegurances privades; de plans i fons de pensions; de l'àmbit tributari i de litigis fiscals (BOE núm. 31, de 5 de febrer de 2020) que consisteix en l'assessorament i la mediació de contractes d'assegurances privades, assessorament en el manteniment de les pòlisses d'assegurances contractades i l'assistència en especial en cas de sinistre, així com altres serveis dassessoria, de gestió de riscos i patrimonis i assessorament professional, complementaris i independents de lactivitat principal, sense mantenir cap vinculació contractual que suposin afecció amb cap companyia productora dassegurances privades, oferint els seus serveis de forma independent, professional i imparcial als que demanin la cobertura de riscos a què es trobin exposats segons el seu criteri, o previstos després de l'estudi previ sol·licitat a GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA SL; el present document té per finalitat traslladar al CLIENT, les dades del qual figuressin identificades a la formalització i acceptació de les dites condicions mitjançant l'autorització de domiciliació bancària, la informació legal que identifica GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA SL en el tràfic jurídic; el règim d'activitats i la retribució dels serveis de mediació i assessoria; els procediments d'atenció de les vostres queixes i reclamacions i el tractament confidencial de les vostres dades personals.

DADES IDENTIFICATIVES DE GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA SL

DENOMINACIÓ: GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA SL

CIF: B-17723925

DOMICILI: C/CAMPCARDÓS, 76 ESQ. C/ AGUDES, BAIXOS , 17006 – GIRONA

DADES D'INSCRIPCIÓ AL REGISTRE MERCANTIL: REGISTRE MERCANTIL DE GIRONA, AL TOM 1860, FOLI 159, SECCIÓ 8, FULLA GI-30959 INSCRIPCIÓ 1a.

AUTORITZACIÓ ADMINISTRATIVA DGSFP: J-2421 INSCRITA AL REGISTRE ESPECIAL DE MEDIADORS D'ASSEGURANCES PRIVADES DE LA DIRECCIÓ GENERAL D'ASSEGURANCES I FONS DE PENSIONS.

SERVEIS

Anàlisi de les necessitats asseguradores del CLIENT i/o altres serveis d'assessoria i de gestió de riscos i patrimonis en relació amb els riscos que en cada moment aquest vulgui cobrir o consultar pel que, preferiblement de forma escrita i signada pel mateix, així ho sol·licitarà, sent efectiu l'encàrrec per a una vegada realitzat el pressupost econòmic per GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA SL, procedirem a complir els seus requeriments que hauran de ser acceptats de manera indubtable.

Assessorament sobre les diferents alternatives, d'acord amb la Transposició de la Directiva (UE) 2016/97 del Parlament Europeu i del Consell, de 20 de gener de 2016, sobre la distribució d'assegurances inclòs al Llibre segon de Mesures per a l'adaptació del Dret espanyol a la normativa de la Unió Europea en matèria d'assegurances privades i plans i fons de pensions publicat al Reial decret llei 3/2020, de 4 de febrer. la Llei 26/2006, que estimi més favorables al CLIENT per aconseguir l'objectiu proposat, així com la presentació de l'oferta que GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA SL estimi com a més indicada per a la cobertura dels riscos a protegir en cada cas, així com qualsevol altre assessorament professional sense intervenció en la mediació dels contractes dassegurança del CLIENT.

Negociació dels termes i condicions del contracte d'assegurances a subscriure.

Representació del CLIENT davant les entitats asseguradores, a la sol·licitud, realització, gestió i execució del contracte d'assegurança de contínua referència.

Assistència al CLIENT en cas d'ocurrència de sinistres coberts per la pòlissa d'assegurances contractada segons el procés anteriorment ressenyat, i davant la possible reclamació que, si s'escau, s'hagin de formular davant de les entitats asseguradores.

GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA, SL, ofereix informació i assessorament d'acord amb l'obligació establerta als articles 173,175 i 176 del Reial decret llei 3/2020, de 4 de febrer, en matèria d'assegurances privades i plans i fons de pensions . El nostre assessorament per a la contractació d'aquest producte d'assegurança es facilita en base a un nombre suficient de contractes d'assegurances analitzades al mercat dels riscos objecte de cobertura, de manera que pugui formular una recomanació, atenent-se a criteris professionals, respecte del contracte de segur que seria adequat a les necessitats del client. Aquesta anàlisi no se circumscriu exclusivament al producte, i també és extensible a la qualitat del servei i prestacions que l'entitat asseguradora, escollida o per contra, descartada, en el moment de la celebració del contracte està capacitada per atorgar.

MECANISMES DE RESOLUCIÓ DE CONFLICTES

Els clients de la Corredoria d'assegurances GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA, SL, i altres parts interessades, podran formular les seves queixes o reclamacions derivades dels serveis prestats, tant pel que fa a l'assessorament en la intermediació de pòlisses d'assegurança com en les obligacions i drets derivats dels contractes d'assegurança en què hagi intervingut la Corredoria d'assegurances GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA, SL, de conformitat amb els articles 166,167 i 168 Reial decret llei 3/2020, de 4 de febrer, en matèria dassegurances privades i plans i fons de pensions i el reglament del departament o servei datenció al client daquesta Corredoria dassegurances.

El departament o servei d'atenció al client / defensor del client d'aquesta Corredoria d'assegurances és el del Consell General de Mediadors d'Assegurances Titulades, domiciliat a C/Alcalá, 96, 6º 2ª, 28009 MADRID, Telèfon 914111963 i correu-e: atencióclient @ mediadors.info

PROTECCIÓ DE DADES DE CÀRACTER PERSONAL

De conformitat amb el que estableix el Reglament (UE) 2016/679, de 27 d'abril de 2016, GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS, GALIA SL, com a responsable del tractament, us informa que les vostres dades són recollides amb les finalitats de: Gestió de les relacions comercials, ofertes i cotitzacions, accions de màrqueting i publicitat en general; la base jurídica per a aquest tractament és el consentiment de l'interessat, i les dades es poden cedir a entitats asseguradores. També serveix, en cas de concretar-se una pòlissa amb la mediació de GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS, GALIA SL, com a base fonamental per al desenvolupament normal de l'activitat de cadascuna de les empreses del grup i la seva finalitat principal és la gestió integral de pòlisses i serveis contractats pels clients així com la realització d'esdeveniments, campanyes i actuacions comercials i/o publicitàries, de les empreses del grup i per a la gestió amb clients i no clients dels sinistres ocorreguts a les pòlisses així com la seva resolució, l'enviament de professionals i els pagaments, i indemnitzacions a tercers i possibles recobraments.

La base jurídica per al tractament és executar un contracte. Per complir aquesta finalitat, les vostres dades podran ser comunicades a: Organitzacions o persones directament relacionades amb Administració tributària; Notaris, advocats i procuradors; empreses i professionals que prestin serveis per a la tramitació i liquidació de sinistres; distribuïdors i gestors publicitaris; Corredories d'assegurances, entitats asseguradores i reasseguradores; Administració pública amb competència en la matèria. En tot cas, tret d'interès legítim de GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS, GALIA SL, les dades proporcionades es conservaran mentre no se sol·licite la supressió per l'interessat.

Qualsevol persona té dret a sol·licitar l'accés, rectificació, supressió, limitació del tractament, oposició o dret a la portabilitat de les vostres dades personals, escrivint-nos a la nostra adreça a dalt indicada, o enviant un correu electrònic a lopd@galia.es , indicant el dret que voleu exercir. Podeu obtenir informació addicional a la nostra pàgina web a https://galia.es/politica-privacidad/

Així mateix el CLIENT consentint en la cessió de les seves dades, ho fa perquè a més de ser utilitzats per al compliment dels serveis compromesos per la CORREDORIA, també puguin utilitzar-se a l'efecte d'informar-vos de productes i serveis oferts, de present i/o futur per GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA SL, així com cedir les dades a Corredories i Entitats asseguradores per a la confecció dels projectes i ofertes, emissió de contractes d'assegurances pertinents, i gestionar les prestacions derivades dels mateixos, fins i tot la modificació subjectiva de la Asseguradora arribat el venciment del contracte de contínua referència i motiu d'aquest contracte de prestació de serveis.

Podran cedir-se també, i així ho consent el CLIENT, les dades a Empreses de serveis vinculades o no a la GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA SL per a l'adequada gestió, extrajudicial, judicial o administrativa, en reclamació dels seus drets o defensa dels seus interessos , així com a Empreses del mateix Grup empresarial a què pertanyi la CORREDORIA, perquè aquestes puguin confeccionar noves propostes financeres que s'estimi puguin ser d'interès del CLIENT

INFORMACIÓ ADDICIONAL

La Corredoria d'assegurances GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA, SL, no té una participació directa o indirecta superior al 10 per 100 al capital social o als drets de vot de cap entitat.

Cap entitat asseguradora ni empresa matriu de cap entitat asseguradora té una participació directa o indirecta superior al 10 per 100 dels drets de vot o del capital d'aquesta Corredoria d'assegurances.

GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA, SL disposa d'una assegurança de responsabilitat civil i capacitat financera segons la legislació vigent.

Alguns productes poden presentar 2 tipus de retribucions per a GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA, SL: la de mediació de les assegurances i addicionalment honoraris independents a la mediació en concepte d'altres serveis d'assessoria i de gestió de riscos i patrimonis. A cada producte que comporti el cobrament addicional d'honoraris quedarà reflectit de manera independent l'import de cada concepte i el cost total establert per al CLIENT. La retribució dels serveis esmentats es mantindrà durant tota la vigència de la pòlissa i posteriors renovacions. La retribució que percebrà GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA SL, amb independència del pagament de la prima corresponent a cadascun dels contractes d'assegurances contractats pel CLIENT amb la mediació de la GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA SL, i en concepte dels serveis per aquesta prestats a favor d'aquell, serà el que s'indiqui en cada cas quedant reflectida i havent de ser acceptada de forma fefaent com a cost independent a la mediació de l'assegurança. El càlcul d'honoraris en concepte de serveis aliens a la mediació s'estableix en funció del tipus de producte i Ram, i queda reflectit a través de l'apartat Honoraris en concepte de serveis d'assessoria i de gestió de riscos per a convenis d'assegurances especials sent totalment independents a la retribució en concepte de mediació d'assegurances, essent pagat el preu que resulti, en forma anual, i després de la formalització i tramesa de la corresponent factura per part de GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA SL al CLIENT, a més s'incrementarà el cost dels serveis prestats, o preu acordat, de manera anual i segons indiqui l'Índex General de Preus al Consum, a nivell nacional publicat de manera anual per l'Administració Pública espanyola. L'acceptació d'aquestes condicions autoritza des d'aquest moment el CLIENT a GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA SL a carregar al compte corrent que hagi lliurat, a tots els efectes precisos i necessaris per desenvolupar els negocis jurídics pretesos, encara que també, el CLIENT, si ho desitja, podrà fer-ho abonant personalment a GESTION DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA SL l'import del facturat, comprometent-se en aquest cas a així comunicar-ho de forma fefaent, abans que sigui girada la factura pertinent. La retribució que percebi la CORREDURIA per raó dels serveis prestats en concepte d'Assessoria i Gestió Riscos aliens a la mediació, s'incrementarà, si escau, amb els impostos que siguin de aplicació a cada moment.

Les PARTS acorden sotmetre tota qüestió d'interpretació, discrepància o litigi derivat de les presents condicions a la jurisdicció exclusiva dels Jutjats i Tribunals de Girona. No obstant això, les PARTS acorden sotmetre tota qüestió que susciti divergència de criteris entre aquestes, o sigui base i/o motiu de demanda, i per abans d'exercitar cap acció judicial, al criteri i arbitratge d'equitat, que, encara que no vinculant però si conciliador, pugui sol·licitar-se al “Defensor del client” que tingui GESTIÓ DE RISCOS I PATRIMONIS GALIA SL per als seus CLIENTS en el moment en què passi l'esdeveniment.

HONORARIS EN CONCEPTE DE SERVEIS D'ASSESSORIA I DE GESTIÓ DE RISCOS PER A CONVENIS D'ASSEGURANCES ESPECIALS

La retribució addicional en concepte d'honoraris pels serveis de Gestió de Riscos i Patrimonis, aplicable exclusivament per als diferents convenis especials subscrits i negociats amb les diverses entitats asseguradores i al marge del servei de mediació d'assegurances , que en el nostre cas va a càrrec de les companyies que intervenen en la subscripció de cada contracte d'assegurances, és la següent:

SECTOR OCI I TEMPS LLIURE ( SOTL)

ACCIDENTS: 10 % de la prima total de cada període amb un import mínim de 50 € per pòlissa i anualitat d'assegurança + IVA
RESP. CIVIL SOTL: 50 € per pòlissa i anualitat d'assegurança + IVA
MULTIRISC: 10 % de la prima total de cada període amb un import mínim de 50 € per pòlissa i anualitat d'assegurança + IVA

TURISME RURAL

MULTIRISC: 25 € per pòlissa i anualitat d'assegurança + IVA

MINISTERIS DE LES ESGLÉSIES EVANGELIQUES D'ESPANYA (MIEES)

ACCIDENTS: 10 % de la prima total de cada període amb un import mínim de 25 € per pòlissa i anualitat d'assegurança + IVA
RESP. CIVIL: 10 % de la prima total de cada període amb un import mínim de 25 € per pòlissa i anualitat d'assegurança + IVA
MULTIRISC: 10 % de la prima total de cada període amb un import mínim de 25 € per pòlissa i anualitat d'assegurança + IVA

SECTOR ANIMACIÓ I CASTELLS INFLABLES

RESP. CIVIL ANIMACIÓ: 100€ per pòlissa i anualitat d'assegurança + IVA
RESP. CIVIL C. INFLABLE BÀSIC: 9,57 € per pòlissa i anualitat d'assegurança + IVA
RESP. CIVIL C. INFLABLE AMPLI: 9,50 € per pòlissa i anualitat d'assegurança + IVA

ASSOCIACIONS SENSE ANIMO DE LUCRE RECREATIVES, CULTURALS I ARTÍSTIQUES, SENSE ACTIVITATS DE SOTL O ESPORTIVES.

RAM D'ACCIDENTS: 10 % de la prima total de cada període amb un import mínim de 50 € per pòlissa i anualitat d'assegurança + IVA
RAM DE RESP. CIVIL SOTL: 25 € per pòlissa i anualitat d'assegurança + IVA