Cómo organizar un evento deportivo con éxito: Consejos y mejores prácticas

La organización de un evento deportivo puede parecer una tarea titánica, pero siguiendo los pasos adecuados el proceso se vuelve mucho más sencillo.

Por eso, antes de embarcarte en un proyecto tan ambicioso, es importante que sepas cómo organizar un evento deportivo de forma correcta para alcanzar el mayor éxito posible.

Cualquier torneo deportivo, sea del deporte que sea, es un evento que necesita un alto nivel de planificación y organización.

Por este motivo, conviene establecer una serie de pasos a seguir para organizar un evento deportivo que te ahorrarán muchos problemas.

Asimismo, la gestión y organización de un evento deportivo también requiere, en muchos casos, de la obtención de una serie de permisos para poder llevarlo a cabo, especialmente si el torneo tiene lugar en la vía pública.

Otro de los aspectos que no se pueden olvidar es la seguridad de los participantes. De hecho, es imprescindible contratar una póliza para competiciones deportivas que cubra la responsabilidad civil y los accidentes deportivos.

En este post, queremos contarte todo lo que necesitas saber para organizar un torneo deportivo con éxito, para que puedas disfrutar del gran día sabiendo que todo está bien planificado.

¿Qué se necesita para organizar un evento deportivo?

Antes de empezar con la planificación, debes saber cuáles son los requisitos para organizar un evento deportivo que afectan a tu caso concreto.

Este proceso puede ser complejo porque las normativas varían en función de la comunidad autónoma y localidad en la que te encuentres, por lo que lo mejor es que consultes a las autoridades municipales.

Además, no todas las actividades se ven afectadas por la normativa.

De hecho, la mayoría de los permisos para organizar un evento deportivo solo afectan a actividades que van a desarrollarse en la vía pública, como pueden ser carreras, marchas ciclistas o rallies.

También requieren de autorizaciones especiales los eventos deportivos aéreos, como el paracaidismo, y las actividades acuáticas, como la vela o el piragüismo.

En caso de que vayas a organizar uno de estos eventos, deberás solicitar la autorización pertinente al ayuntamiento, que puede requerirte documentos adicionales en función de la envergadura de tu torneo, como por ejemplo un plan de emergencia.

Asimismo, como hemos apuntado anteriormente, sea cual sea el tipo de evento deportivo que vayas a organizar es obligatorio que contrates un seguro de responsabilidad civil para cubrir posibles daños a terceros o accidentes que puedan ocurrir durante la práctica del deporte.

Pasos para organizar un evento deportivo

A continuación, te contamos cuáles son los principales pasos para la organización de un torneo deportivo que debes seguir para que todo se desarrolle adecuadamente. Tenerlo todo bien planificado te ayudará a conseguir tus objetivos y a evitar posibles imprevistos.

Determina la fecha y la ubicación del torneo deportivo

El primer paso en la organización de un torneo deportivo es seleccionar la fecha y la ubicación más adecuadas para su celebración. Evidentemente, aquí influirá mucho el tipo de deporte que se practique.

Si se trata de un evento que se desarrolla a cubierto, como puede ser un torneo de fútbol sala o de pádel, la fecha no tendrá tanta importancia.

Solo tendrás que preocuparte de escoger un recinto que cumpla con las condiciones necesarias.

No obstante, en caso de celebrarse al aire libre debes asegurarte de elegir una fecha en la que las temperaturas no sean demasiado extremas.

Para evitar días de demasiado frío o calor, lo mejor es elegir un día de otoño o primavera.

Fija un presupuesto

El presupuesto es uno de los aspectos más importantes de la planificación de los eventos deportivos.

Para evitar sustos, debes tratar de hacer un presupuesto realista, teniendo en cuenta cada aspecto de la competición.

Para ello, es conveniente que hagas una lista de todos los factores que debes tener en cuenta a la hora de elaborar el presupuesto, de manera que todo quede bien desglosado y el coste final sea lo más ajustado posible.

Define tu público objetivo y comienza a promocionar tu evento deportivo

A la hora de plantearnos cómo se organiza un evento deportivo, no podemos olvidar determinar el público al que se dirige.

No es lo mismo idear cómo organizar un torneo deportivo escolar, por ejemplo, que una carrera de montaña dirigida a runners experimentados.

Una vez determinado el público al que se dirige la competición, será el momento de comenzar con el marketing de tu evento para que llegue al mayor número de personas posible.

Establece la mejor forma de inscripción y de venta de entradas

A día de hoy, la mayoría de competiciones deportivas habilitan las inscripciones y la venta de entradas de forma online, ya que es la vía más cómoda tanto para los participantes como para los organizadores.

No obstante, es conveniente que facilites una forma de inscripción alternativa para las personas que no están habituadas a utilizar Internet.

Contar con una clásica ventanilla tanto para las inscripciones como para la venta de entradas puede ser una buena opción.

Asegúrate de cumplir con la normativa y de garantizar la seguridad

Como ya hemos mencionado, antes de empezar a pensar en cómo organizar un campeonato deportivo tienes que asegurarte de contar con los permisos y licencias necesarias.

Además, la organización de eventos deportivos requiere la contratación obligatoria de un seguro de responsabilidad civil para estar cubierto frente a posibles daños a terceros o accidentes.

Encuentra patrocinadores para tu competición deportiva

Todos los principales eventos deportivos de España cuentan con un buen número de patrocinadores para ayudarles a sufragar los gastos del evento, y el tuyo no iba a ser menos.

Aunque tu evento tenga menor envergadura, es importante que busques algún patrocinador que esté dispuesto a hacer donaciones económicas a cambio de publicidad de su marca durante el evento, por ejemplo, en las camisetas de los participantes.

Otra práctica habitual de los patrocinadores es ofrecer productos para regalar a los participantes, por ejemplo agua o comida para ayudarles a reponer fuerzas al finalizar la práctica deportiva.

Adquiere el equipamiento y material necesario

Llegados a este punto, deberías empezar a comprar y preparar el material que vayas a necesitar el día del evento, que variará mucho en función del tipo de deporte.

Por ejemplo, si estás pensando en cómo organizar un torneo de fútbol, deberás adquirir balones, redes para las porterías, camisetas o petos para diferenciar los equipos, silbatos y tarjetas para el árbitro o un marcador, entre otros.

En cambio, si te planteas cómo organizar un torneo de pádel, deberás comprar una cantidad suficiente de pelotas, palas y redes para las pistas. También tendrás que disponer de trofeos para los ganadores.

Si comprar todo el material te resulta demasiado caro, siempre puedes buscar opciones de alquiler que sean más económicas.

Contrata personal o busca voluntarios

Para que todo se desarrolle a la perfección el día del torneo deportivo, deberás asegurarte de contratar al personal necesario.

En función del tipo y el tamaño de tu evento, puedes necesitar personal de seguridad, de limpieza y de primeros auxilios, así como trabajadores que atiendan a los participantes y a los espectadores.

En muchos casos, los organizadores buscan voluntarios para que les ayuden con dichas tareas, lo que puede reducir considerablemente el presupuesto.

Sin embargo, hay puestos especializados, como los de atención médica, que deberán ser ocupados por trabajadores cualificados.

Contar con un buen seguro, clave en la organización de eventos deportivos

Como hemos visto, para organizar un torneo deportivo con seguridad es imprescindible disponer de una póliza de responsabilidad civil que te proteja de daños frente a terceros, así como de un seguro que cubra los accidentes deportivos.

En Galia disponemos de las mejores opciones de seguros deportivos adaptadas a las características de cada evento concreto. Disfruta de tu evento y deja la seguridad en nuestras manos.

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