Cómo organizar un evento deportivo con éxito: Consejos y mejores prácticas

La organización de un evento deportivo puede parecer una tarea titánica, pero siguiendo los pasos adecuados el proceso se vuelve mucho más sencillo.

Por eso, antes de embarcarte en un proyecto tan ambicioso, es importante que sepas cómo organizar un evento deportivo de forma correcta para alcanzar el mayor éxito posible.

Cualquier torneo deportivo, sea del deporte que sea, es un evento que necesita un alto nivel de planificación y organización.

Por este motivo, conviene establecer una serie de pasos a seguir para organizar un evento deportivo que te ahorrarán muchos problemas.

Asimismo, la gestión y organización de un evento deportivo también requiere, en muchos casos, de la obtención de una serie de permisos para poder llevarlo a cabo, especialmente si el torneo tiene lugar en la vía pública.

Otro de los aspectos que no se pueden olvidar es la seguridad de los participantes. De hecho, es imprescindible contratar una póliza para competiciones deportivas que cubra la responsabilidad civil y los accidentes deportivos.

En este post, queremos contarte todo lo que necesitas saber para organizar un torneo deportivo con éxito, para que puedas disfrutar del gran día sabiendo que todo está bien planificado.

Contenidos del post

¿Qué se necesita para organizar un evento deportivo?
Pasos para organizar un evento deportivo
Contar con un buen seguro, clave en la organización de eventos deportivos

¿Qué se necesita para organizar un evento deportivo?

Antes de empezar con la planificación, debes saber cuáles son los requisitos para organizar un evento deportivo que afectan a tu caso concreto.

Este proceso puede ser complejo porque las normativas varían en función de la comunidad autónoma y localidad en la que te encuentres, por lo que lo mejor es que consultes a las autoridades municipales.

Además, no todas las actividades se ven afectadas por la normativa.

De hecho, la mayoría de los permisos para organizar un evento deportivo solo afectan a actividades que van a desarrollarse en la vía pública, como pueden ser carreras, marchas ciclistas o rallies.

También requieren de autorizaciones especiales los eventos deportivos aéreos, como el paracaidismo, y las actividades acuáticas, como la vela o el piragüismo.

En caso de que vayas a organizar uno de estos eventos, deberás solicitar la autorización pertinente al ayuntamiento, que puede requerirte documentos adicionales en función de la envergadura de tu torneo, como por ejemplo un plan de emergencia.

Asimismo, como hemos apuntado anteriormente, sea cual sea el tipo de evento deportivo que vayas a organizar es obligatorio que contrates un seguro de responsabilidad civil para cubrir posibles daños a terceros o accidentes que puedan ocurrir durante la práctica del deporte.

Pasos para organizar un evento deportivo

A continuación, te contamos cuáles son los principales pasos para la organización de un torneo deportivo que debes seguir para que todo se desarrolle adecuadamente. Tenerlo todo bien planificado te ayudará a conseguir tus objetivos y a evitar posibles imprevistos.

Determina la fecha y la ubicación del torneo deportivo

El primer paso en la organización de un torneo deportivo es seleccionar la fecha y la ubicación más adecuadas para su celebración. Evidentemente, aquí influirá mucho el tipo de deporte que se practique.

Si se trata de un evento que se desarrolla a cubierto, como puede ser un torneo de fútbol sala o de pádel, la fecha no tendrá tanta importancia.

Solo tendrás que preocuparte de escoger un recinto que cumpla con las condiciones necesarias.

No obstante, en caso de celebrarse al aire libre debes asegurarte de elegir una fecha en la que las temperaturas no sean demasiado extremas.

Para evitar días de demasiado frío o calor, lo mejor es elegir un día de otoño o primavera.

Fija un presupuesto

El presupuesto es uno de los aspectos más importantes de la planificación de los eventos deportivos.

Para evitar sustos, debes tratar de hacer un presupuesto realista, teniendo en cuenta cada aspecto de la competición.

Para ello, es conveniente que hagas una lista de todos los factores que debes tener en cuenta a la hora de elaborar el presupuesto, de manera que todo quede bien desglosado y el coste final sea lo más ajustado posible.

Define tu público objetivo y comienza a promocionar tu evento deportivo

A la hora de plantearnos cómo se organiza un evento deportivo, no podemos olvidar determinar el público al que se dirige.

No es lo mismo idear cómo organizar un torneo deportivo escolar, por ejemplo, que una carrera de montaña dirigida a runners experimentados.

Una vez determinado el público al que se dirige la competición, será el momento de comenzar con el marketing de tu evento para que llegue al mayor número de personas posible.

Establece la mejor forma de inscripción y de venta de entradas

A día de hoy, la mayoría de competiciones deportivas habilitan las inscripciones y la venta de entradas de forma online, ya que es la vía más cómoda tanto para los participantes como para los organizadores.

No obstante, es conveniente que facilites una forma de inscripción alternativa para las personas que no están habituadas a utilizar Internet.

Contar con una clásica ventanilla tanto para las inscripciones como para la venta de entradas puede ser una buena opción.

Asegúrate de cumplir con la normativa y de garantizar la seguridad

Como ya hemos mencionado, antes de empezar a pensar en cómo organizar un campeonato deportivo tienes que asegurarte de contar con los permisos y licencias necesarias.

Además, la organización de eventos deportivos requiere la contratación obligatoria de un seguro de responsabilidad civil para estar cubierto frente a posibles daños a terceros o accidentes.

Encuentra patrocinadores para tu competición deportiva

Todos los principales eventos deportivos de España cuentan con un buen número de patrocinadores para ayudarles a sufragar los gastos del evento, y el tuyo no iba a ser menos.

Aunque tu evento tenga menor envergadura, es importante que busques algún patrocinador que esté dispuesto a hacer donaciones económicas a cambio de publicidad de su marca durante el evento, por ejemplo, en las camisetas de los participantes.

Otra práctica habitual de los patrocinadores es ofrecer productos para regalar a los participantes, por ejemplo agua o comida para ayudarles a reponer fuerzas al finalizar la práctica deportiva.

Adquiere el equipamiento y material necesario

Llegados a este punto, deberías empezar a comprar y preparar el material que vayas a necesitar el día del evento, que variará mucho en función del tipo de deporte.

Por ejemplo, si estás pensando en cómo organizar un torneo de fútbol, deberás adquirir balones, redes para las porterías, camisetas o petos para diferenciar los equipos, silbatos y tarjetas para el árbitro o un marcador, entre otros.

En cambio, si te planteas cómo organizar un torneo de pádel, deberás comprar una cantidad suficiente de pelotas, palas y redes para las pistas. También tendrás que disponer de trofeos para los ganadores.

Si comprar todo el material te resulta demasiado caro, siempre puedes buscar opciones de alquiler que sean más económicas.

Contrata personal o busca voluntarios

Para que todo se desarrolle a la perfección el día del torneo deportivo, deberás asegurarte de contratar al personal necesario.

En función del tipo y el tamaño de tu evento, puedes necesitar personal de seguridad, de limpieza y de primeros auxilios, así como trabajadores que atiendan a los participantes y a los espectadores.

En muchos casos, los organizadores buscan voluntarios para que les ayuden con dichas tareas, lo que puede reducir considerablemente el presupuesto.

Sin embargo, hay puestos especializados, como los de atención médica, que deberán ser ocupados por trabajadores cualificados.

Contar con un buen seguro, clave en la organización de eventos deportivos

Como hemos visto, para organizar un torneo deportivo con seguridad es imprescindible disponer de una póliza de responsabilidad civil que te proteja de daños frente a terceros, así como de un seguro que cubra los accidentes deportivos.

En Galia disponemos de las mejores opciones de seguros deportivos adaptadas a las características de cada evento concreto. Disfruta de tu evento y deja la seguridad en nuestras manos.

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GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA S.L. desempeña la actividad mercantil de conformidad con lo dispuesto en los artículos 172 y 173 del Real Decreto-ley 3/2020, de 4 de febrero, de medidas urgentes por el que se incorporan al ordenamiento jurídico español diversas directivas de la Unión Europea en el ámbito de la contratación pública en determinados sectores; de seguros privados; de planes y fondos de pensiones; del ámbito tributario y de litigios fiscales («BOE» núm. 31, de 5 de febrero de 2020) que consiste en el asesoramiento y mediación de contratos de seguros privados, asesoramiento en el mantenimiento de las pólizas de seguros contratadas y la asistencia en especial en caso de siniestro, así como otros servicios de asesoría, de gestión de riesgos y patrimonios y asesoramiento profesional, complementarios e independientes de la actividad principal, sin mantener ninguna vinculación contractual que supongan afección con ninguna compañía productora de seguros privados, ofreciendo sus servicios de forma independiente, profesional e imparcial a quienes le demanden la cobertura de riesgos a los que se encuentren expuestos según su criterio, o previstos tras el estudio previo solicitado a GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA S.L.; el presente documento tiene por finalidad trasladar al CLIENTE, cuyos datos figuraran identificados a la formalización y aceptación de dichas condiciones mediante la autorización de domiciliación bancaria, la información legal que identifica a GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA S.L. en el tráfico jurídico; el régimen de actividades y retribución de los servicios de mediación y asesoria; los procedimientos de atención de sus quejas y reclamaciones y el tratamiento confidencial de sus datos personales.

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AUTORIZACIÓN ADMINISTRATIVA DGSFP: J-2421 INSCRITA EN EL REGISTRO ESPECIAL DE MEDIADORES DE SEGUROS PRIVADOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE SEGUROS Y FONDOS DE PENSIONES.

SERVICIOS

Análisis de las necesidades aseguradoras del CLIENTE y/o otros servicios de asesoría y de gestión de riesgos y patrimonios en relación a los riesgos que en cada momento éste desee cubrir o consultar por lo que, preferiblemente de forma escrita y firmada por el mismo, así lo solicitará, siendo efectivo el encargo para una vez realizado el presupuesto económico por GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA S.L., procederemos a cumplir sus requerimientos que deberán ser aceptados de forma indubitada.

Asesoramiento sobre las distintas alternativas, de acuerdo con la Transposición de la Directiva (UE) 2016/97 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de enero de 2016, sobre la distribución de seguros incluido en el Libro segundo de Medidas para la adaptación del Derecho Español a la normativa de la Unión Europea en materia de seguros privados y planes y fondos de pensiones publicado en el Real Decreto-ley 3/2020, de 4 de febrero. la Ley 26/2006, que estime más favorables al CLIENTE para conseguir el objetivo propuesto, así como la presentación de la oferta que GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA S.L. estime como más indicada para la cobertura de los riesgos a proteger en cada caso, así como cualquier otro asesoramiento profesional sin intervención en la mediación de los contratos de seguro del CLIENTE.

Negociación de los términos y condiciones del “contrato de seguros“ a suscribir.

Representación del CLIENTE ante las entidades aseguradoras, en la solicitud, realización, gestión y ejecución del contrato de seguro de continua referencia.

Asistencia al CLIENTE en el caso de ocurrencia de siniestros cubiertos por la póliza de seguros contratada según proceso anteriormente reseñado, y ante la posible reclamación que, en su caso, deban formularse frente a las entidades aseguradoras.

GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA, S.L., ofrece información y asesoramiento de acuerdo con la obligación establecida en los artículos 173,175 y 176 del Real Decreto-ley 3/2020, de 4 de febrero a en materia de seguros privados y planes y fondos de pensiones. Nuestro asesoramiento para la contratación de este producto de seguro se facilita en base a un número suficiente de contratos de seguros analizados en el mercado de los riesgos objeto de cobertura, de modo que pueda formular una recomendación, ateniéndose a criterios profesionales, respecto del contrato de seguro que sería adecuado a las necesidades del cliente. Dicho análisis no se circunscribe exclusivamente al producto, siendo también extensible a la calidad del servicio y prestaciones que la entidad aseguradora, elegida o por el contrario, descartada, en el momento de la celebración del contrato está capacitada para otorgar.

MECANISMOS DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Los clientes de la Correduría de seguros GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA, S.L., y otras partes interesadas, podrán formular sus quejas o reclamaciones derivadas de los servicios prestados, tanto en lo que hace referencia al asesoramiento en la intermediación de pólizas de seguro, como en las obligaciones y derechos derivados de los contratos de seguro en los que haya intervenido la Correduría de seguros GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA, S.L., de conformidad con los artículos 166,167 Y 168 Real Decreto-ley 3/2020, de 4 de febrero en materia de seguros privados y planes y fondos de pensiones y el reglamento del departamento o servicio de atención al cliente de esta Correduría de seguros.

El departamento o servicio de atención al cliente / defensor del cliente de esta Correduría de seguros es el del Consejo General de Mediadores de Seguros Titulados, domiciliado en C/Alcalá, 96, 6º 2ª, 28009 MADRID, Teléfono 914111963 y correo-e: atencioncliente @ mediadores.info

PROTECCIÓN DE DATOS DE CÁRACTER PERSONAL

De conformidad con lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016, GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS, GALIA S.L., como responsable del tratamiento, le informa que sus datos son recabados con las finalidades de: Gestión de las relaciones comerciales, ofertas y cotizaciones, acciones de marketing y publicidad en general, siendo la base jurídica para este tratamiento el consentimiento del interesado, pudiéndose ceder los datos a entidades aseguradoras. También sirve, en caso de concretarse una póliza con la mediación de GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS, GALIA S.L., como base fundamental para el normal desarrollo de la actividad de cada una de las empresas del grupo siendo su finalidad principal la gestión integral de pólizas y servicios contratados por los clientes así como la realización de eventos, campañas y actuaciones comerciales y/o publicitarias, de las empresas del grupo y para la gestión con clientes y no clientes de los siniestros ocurridos en las pólizas así como su resolución, el envío de profesionales y los pagos, e indemnizaciones a terceros y posibles recobros.

La base jurídica para el tratamiento es la ejecución de un contrato. Para cumplir con esta finalidad, sus datos podrán ser comunicados a: Organizaciones o personas directamente relacionadas con Administración tributaria; Notarios, abogados y procuradores; empresas y profesionales que presten servicios para la tramitación y liquidación de siniestros; distribuidores y gestores publicitarios; Corredurías de Seguros, Entidades aseguradoras y reaseguradoras; Administración pública con competencia en la materia. En todo caso, salvo interés legítimo de GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS, GALIA S.L., los datos proporcionados se conservarán mientras no se solicite la supresión por el interesado.

Cualquier persona tiene derecho a solicitar el acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición o derecho a la portabilidad de sus datos personales, escribiéndonos a nuestra dirección arriba indicada, o enviando un correo electrónico a lopd@galia.es , indicando el derecho que desea ejercer. Puede obtener información adicional en nuestra página web en https://galia.es/politica-privacidad/

Asimismo el CLIENTE consintiendo en la cesión de sus datos, lo hace para que además de ser utilizados para el cumplimiento de los servicios comprometidos por la CORREDURÍA, también puedan utilizarse a los efectos de informarle de productos y servicios ofrecidos, de presente y/o futuro por GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA S.L., así como ceder los datos a Corredurías y Entidades aseguradoras para la confección de los proyectos y ofertas, emisión de contratos de seguros pertinentes, y gestionar las prestaciones derivadas de los mismos, incluso la modificación subjetiva de la Aseguradora llegado el vencimiento del contrato de continua referencia y motivo de este “contrato de prestación de servicios”.

Podrán cederse también, y así lo consiente el CLIENTE, los datos a Empresas de servicios vinculadas o no a la GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA S.L. para la adecuada gestión, extrajudicial, judicial o administrativa, en reclamación de sus derechos o defensa de sus intereses, así como a Empresas del mismo Grupo empresarial al que pertenezca la CORREDURÍA, para que estas puedan confeccionar nuevas propuestas financieras que se estime puedan ser de interés del CLIENTE

INFORMACION ADICIONAL

La Correduría de seguros GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA, S.L., no posee una participación directa o indirecta superior al 10 por 100 en el capital social o en los derechos de voto de ninguna entidad.

Ninguna entidad aseguradora ni empresa matriz de ninguna entidad aseguradora, posee una participación directa o indirecta superior al 10 por 100 de los derechos de voto o del capital de esta Correduría de seguros.

GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA, S.L dispone de un seguro de responsabilidad civil y capacidad financiera según legislación vigente.

Algunos productos pueden presentar 2 tipos de retribuciones para GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA, S.L: la de mediación de los seguros y adicionalmente honorarios independientes a la mediación en concepto de otros servicios de asesoría y de Gestión de Riesgos y Patrimonios. En cada producto que conlleve el cobro adicional de honorarios quedara reflejado de forma independiente el importe de cada concepto y el coste total establecido para el CLIENTE. La retribución de dichos servicios se mantendrá durante toda la vigencia de la póliza y posteriores renovaciones. La retribución que percibirá GESTION DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA S.L, con independencia del pago de la prima correspondiente a cada uno de los contratos de seguros contratados por el CLIENTE con la mediación de la GESTION DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA S.L, y en concepto de los servicios por ésta prestados a favor de aquel, será el que se indique en cada caso quedando reflejada y teniendo que ser aceptada de forma fehaciente como coste independiente a la mediación del seguro. El cálculo de honorarios en concepto de servicios ajenos a la mediación se establece en función del tipo de producto y Ramo, quedando reflejado a través del apartado Honorarios en concepto de servicios de asesoría y de Gestión de Riesgos para Convenios de Seguros Especiales siendo totalmente independientes a la retribución en concepto de mediación de seguros, siendo pagado el precio que resulte, en forma anual, y tras la formalización y remisión de la correspondiente factura por parte de GESTIÓN DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA S.L. al CLIENTE, además se incrementará el coste de los servicios prestados, o precio acordado, en forma anual y según indique el Índice General de Precios al Consumo, a nivel nacional publicado en forma anual por la Administración Pública española. La aceptación de estas condiciones autoriza desde este momento el CLIENTE a GESTION DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA S.L. a cargar en la cuenta corriente que haya entregado, a todos los efectos precisos y necesarios para desarrollar los negocios jurídicos pretendidos, aunque también, el CLIENTE, si lo desea, podrá hacerlo abonando personalmente a GESTION DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA S.L. el importe de lo facturado, comprometiéndose en este caso a así comunicarlo en forma fehaciente, para antes de que sea girada la factura pertinente. La retribución que perciba la CORREDURÍA por razón de los servicios prestados en concepto de Asesoría y Gestión Riesgos ajenos a la mediación, se incrementará, en su caso, con los impuestos que sean de aplicación en cada momento.

Las PARTES acuerdan someter toda cuestión de interpretación, discrepancia o litigio derivado de las presentes condiciones a la exclusiva jurisdicción de los Juzgados y Tribunales de Girona. No obstante, las PARTES acuerdan someter toda cuestión que suscite divergencia de criterios entre las mismas, o sea base y/o motivo de demanda, y para antes de ejercitar acción judicial alguna, al criterio y arbitraje de equidad, que, aunque no vinculante pero si conciliador, pueda solicitarse al “Defensor del cliente” que tenga GESTION DE RIESGOS Y PATRIMONIOS GALIA S.L. para sus CLIENTES en el momento en que ocurra el evento.

HONORARIOS EN CONCEPTO DE SERVICIOS DE ASESORÍA Y DE GESTIÓN DE RIESGOS PARA CONVENIOS DE SEGUROS ESPECIALES

La retribución adicional en concepto de honorarios por los servicios de Gestión de Riesgos y Patrimonios, aplicable exclusivamente para los distintos Convenios especiales suscritos y negociados con las diversas entidades Aseguradoras y al margen del servicio de mediación de seguros , que en nuestro caso va a cargo de las compañías que intervienen en la suscripción de cada contrato de seguros, es la siguiente:

SECTOR OCIO Y TIEMPO LIBRE ( SOTL)

ACCIDENTES: 10 % de la prima total de cada periodo con importe mínimo de 50 € por póliza y anualidad de seguro + IVA
RESP. CIVIL SOTL: 50 € por póliza y anualidad de seguro + IVA
MULTIRRIESGO: 10 % de la prima total de cada periodo con importe mínimo de 50 € por póliza y anualidad de seguro + IVA

TURISMO RURAL

MULTIRRIESGO: 25 € por póliza y anualidad de seguro + IVA

MINISTERIOS DE LAS IGLESIAS EVANGELICAS DE ESPAÑA (MIEES)

ACCIDENTES: 10 % de la prima total de cada periodo con importe mínimo de 25 € por póliza y anualidad de seguro + IVA
RESP. CIVIL: 10 % de la prima total de cada periodo con importe mínimo de 25 € por póliza y anualidad de seguro + IVA
MULTIRRIESGO: 10 % de la prima total de cada periodo con importe mínimo de 25 € por póliza y anualidad de seguro + IVA

SECTOR ANIMACIÓN Y CASTILLOS HINCHABLES

RESP. CIVIL ANIMACIÓN: 100 € por póliza y anualidad de seguro + IVA
RESP. CIVIL C. HINCHABLE BÁSICO: 9,57 € por póliza y anualidad de seguro + IVA
RESP. CIVIL C. HINCHABLE AMPLIO: 9,50 € por póliza y anualidad de seguro + IVA

ASOCIACIONES SIN ANIMO DE LUCRO RECREATIVAS, CULTURALES Y ARTISTICAS, SIN ACTIVIDADES DE SOTL O DEPORTIVAS.

RAMO DE ACCIDENTES: 10 % de la prima total de cada periodo con importe mínimo de 50 € por póliza y anualidad de seguro + IVA
RAMO DE RESP. CIVIL SOTL: 25 € por póliza y anualidad de seguro + IVA