L'organització d'un esdeveniment esportiu pot semblar una tasca titànica, però seguint els passos adequats el procés es torna molt més senzill.
Per això, abans d'embarcar-te en un projecte tan ambiciós, és important que sàpigues com organitzar un esdeveniment esportiu de forma correcta per assolir el màxim èxit possible.
Qualsevol torneig esportiu, sigui de l'esport que sigui, és un esdeveniment que necessita un nivell alt de planificació i organització.
Per aquest motiu, convé establir una sèrie de passos a seguir per organitzar un esdeveniment esportiu que us estalviaran molts problemes.
Així mateix, la gestió i l'organització d'un esdeveniment esportiu també requereix, en molts casos, l'obtenció d'una sèrie de permisos per poder-lo dur a terme, especialment si el torneig té lloc a la via pública.
Un altre dels aspectes que no es poden oblidar és la seguretat dels participants. De fet, és imprescindible contractar una pòlissa per a competicions esportives que cobreixi la responsabilitat civil i els accidents esportius.
En aquest post, volem explicar-te tot allò que necessites saber per organitzar un torneig esportiu amb èxit, perquè puguis gaudir del gran dia sabent que tot està ben planificat.
Continguts del post
- Què cal per organitzar un esdeveniment esportiu?
- Passos per organitzar un esdeveniment esportiu
- Determina la data i la ubicació del torneig esportiu
- Fixa un pressupost
- Defineix el teu públic objectiu i comença a promocionar el teu esdeveniment esportiu
- Estableix la millor forma d'inscripció i venda d'entrades
- Assegureu-vos de complir amb la normativa i de garantir la seguretat
- Troba patrocinadors per a la teva competició esportiva
- Adquireix l'equipament i el material necessari
- Contracta personal o cerca voluntaris
- Comptar amb una bona assegurança, clau a l'organització d'esdeveniments esportius
Què cal per organitzar un esdeveniment esportiu?
Abans de començar amb la planificació, heu de saber quins són els requisits per organitzar un esdeveniment esportiu que afecten el vostre cas concret.
Aquest procés pot ser complex perquè les normatives varien en funció de la comunitat autònoma i localitat on et trobis, per la qual cosa el millor és que consultis les autoritats municipals.
A més a més, no totes les activitats es veuen afectades per la normativa.
De fet, la majoria dels permisos per organitzar un esdeveniment esportiu només afecten activitats que es desenvoluparan a la via pública, com poden ser carreres, marxes ciclistes o ral·lis.
També requereixen autoritzacions especials els esdeveniments esportius aeris, com el paracaigudisme, i les activitats aquàtiques, com la vela o el piragüisme.
En cas que aneu a organitzar un d'aquests esdeveniments, haureu de sol·licitar l'autorització pertinent a l'ajuntament, que us pot requerir documents addicionals en funció de l'envergadura del vostre torneig, com ara un pla d'emergència.
Així mateix, com hem apuntat anteriorment, sigui quin sigui el tipus d'esdeveniment esportiu que organitzaràs és obligatori que contractis una assegurança de responsabilitat civil per cobrir possibles danys a tercers o accidents que puguin ocórrer durant la pràctica de l'esport.
Passos per organitzar un esdeveniment esportiu
A continuació, t'expliquem quins són els passos principals per a l'organització d'un torneig esportiu que has de seguir perquè tot es desenvolupi adequadament. Tenir-ho tot ben planificat us ajudarà a aconseguir els vostres objectius ia evitar possibles imprevistos.
Determina la data i la ubicació del torneig esportiu
El primer pas en l'organització d'un torneig esportiu és seleccionar la data i ubicació més adequades per a la seva celebració. Evidentment, aquí influirà molt el tipus desport que es practiqui.
Si es tracta d'un esdeveniment que es desenvolupa a cobert, com ara un torneig de futbol sala o de pàdel, la data no tindrà tanta importància.
Només t'has de preocupar d'escollir un recinte que compleixi les condicions necessàries.
Això no obstant, en cas de celebrar-se a l'aire lliure has d'assegurar-te d'escollir una data en què les temperatures no siguin gaire extremes.
Per evitar dies de massa fred o calor, el millor és triar un dia de tardor o primavera.
Fixa un pressupost
El pressupost és un dels aspectes més importants de la planificació dels esdeveniments esportius.
Per evitar ensurts, has de tractar de fer un pressupost realista, tenint en compte cada aspecte de la competició.
Per això, és convenient que facis una llista de tots els factors que has de tenir en compte a l'hora de elaborar el pressupost, de manera que tot quedi ben desglossat i el cost final sigui tan ajustat com sigui possible.
Defineix el teu públic objectiu i comença a promocionar el teu esdeveniment esportiu
A l'hora de plantejar-nos com s'organitza un esdeveniment esportiu, no podem oblidar de determinar el públic al qual s'adreça.
No és el mateix idear com organitzar un torneig esportiu escolar, per exemple, que una cursa de muntanya adreçada a runners experimentats.
Un cop determinat el públic al qual s'adreça la competició, serà el moment de començar amb el màrqueting del teu esdeveniment perquè arribi al màxim nombre de persones possible.
Estableix la millor forma d'inscripció i venda d'entrades
A hores d'ara, la majoria de competicions esportives habiliten les inscripcions i la venda d'entrades de forma en línia, ja que és la via més còmoda tant per als participants com per als organitzadors.
Això no obstant, és convenient que facilitis una forma d'inscripció alternativa per a les persones que no estan habituades a utilitzar Internet.
Comptar amb una finestreta clàssica tant per a les inscripcions com per a la venda d'entrades pot ser una bona opció.
Assegureu-vos de complir amb la normativa i de garantir la seguretat
Com ja hem esmentat, abans de començar a pensar com organitzar un campionat esportiu has d'assegurar-te de comptar amb els permisos i llicències necessàries.
A més, l'organització d'esdeveniments esportius requereix la contractació obligatòria d'una assegurança de responsabilitat civil per estar cobert davant de possibles danys a tercers o accidents.
Troba patrocinadors per a la teva competició esportiva
Tots els principals esdeveniments esportius d'Espanya compten amb un bon nombre de patrocinadors per ajudar-los a sufragar les despeses de l'esdeveniment, i el teu no seria menys.
Encara que el teu esdeveniment tingui menor envergadura, és important que cerquis algun patrocinador que estigui disposat a fer donacions econòmiques a canvi de publicitat de la seva marca durant l'esdeveniment, per exemple, a les samarretes dels participants.
Una altra pràctica habitual dels patrocinadors és oferir productes per regalar als participants, per exemple aigua o menjar per ajudar-los a reposar forces en finalitzar la pràctica esportiva.
Adquireix l'equipament i el material necessari
Arribats a aquest punt, hauríeu de començar a comprar i preparar el material que necessiteu el dia de l'esdeveniment, que variarà molt en funció del tipus d'esport.
Per exemple, si estàs pensant com organitzar un torneig de futbol, hauràs d'adquirir pilotes, xarxes per a les porteries, samarretes o petos per diferenciar els equips, xiulets i targetes per a l'àrbitre o un marcador, entre d'altres.
En canvi, si et planteges com organitzar un torneig de pàdel, hauràs de comprar una quantitat suficient de pilotes, pales i xarxes per a les pistes. També hauràs de disposar de trofeus pels guanyadors.
Si comprar tot el material et resulta massa car, sempre pots cercar opcions de lloguer que siguin més econòmiques.
Contracta personal o cerca voluntaris
Perquè tot es desenvolupi a la perfecció el dia del torneig esportiu, t'hauràs d'assegurar de contractar el personal necessari.
En funció del tipus i la mida del teu esdeveniment, pots necessitar personal de seguretat, de neteja i de primers auxilis, així com treballadors que atenguin els participants i els espectadors.
En molts casos, els organitzadors busquen voluntaris perquè els ajudin amb aquestes tasques, cosa que pot reduir considerablement el pressupost.
Tot i això, hi ha llocs especialitzats, com els d'atenció mèdica, que hauran de ser ocupats per treballadors qualificats.
Comptar amb una bona assegurança, clau a l'organització d'esdeveniments esportius
Com hem vist, per organitzar un torneig esportiu amb seguretat és imprescindible tenir una pòlissa de responsabilitat civil que et protegeixi de danys davant de tercers, així com una assegurança que cobreixi els accidents esportius.
A Galia disposem de les millors opcions d'assegurances esportives adaptades a les característiques de cada esdeveniment concret. Gaudeix del teu esdeveniment i deixa la seguretat a les nostres mans.
